Um assunto bastante atual e polêmico para Condomínios e que está
bastante em voga (principalmente com o avanço da inteligência artificial), seria
a questão dos cuidados jurídicos que se deve tomar quando se usa essa
tecnologia para a redação de atas de assembleias.
É sabido que hoje em dia, já existem softwares que utilizam da inteligência
artificial para redigir e transcrever as atas de assembleias, fazendo a redação de
forma autônoma, “sozinhas”.
Primeiramente, faz-se necessário explicar que a ata de assembleia não é
um simples resumo da reunião.
No âmbito condominial, a ata é um documento jurídico, com força
probatória, que registra deliberações, votos, decisões, impugnações,
manifestações relevantes e obrigações assumidas pelos condôminos e pela
administração.
Em outras palavras, a ata é o retrato formal da vontade coletiva
manifestada em assembleia. Por isso, qualquer erro, omissão, excesso ou
distorção na sua redação pode gerar insegurança jurídica, questionamentos
futuros e até mesmo anulação de deliberações, dependendo do caso concreto.
Nesse contexto, a inteligência artificial pode ser uma ferramenta
extremamente útil. Ela pode auxiliar na transcrição da fala dos participantes,
organizar os tópicos discutidos, estruturar a ata de maneira mais clara, corrigir
erros gramaticais e até sugerir uma redação mais técnica para determinados
pontos.
Contudo, é preciso ter cautela: a inteligência artificial deve ser tratada
como instrumento de apoio, e não como substituta da responsabilidade humana.
A ata não pode ser simplesmente gerada por um sistema e assinada
automaticamente e sem revisão criteriosa. O síndico, o presidente da
assembleia, o secretário responsável pela lavratura da ata e, quando possível, a
própria assessoria jurídica, devem verificar se o conteúdo produzido
corresponde fielmente ao que efetivamente ocorreu na reunião.
O primeiro cuidado jurídico, portanto, é a conferência da fidelidade dos
fatos.
A IA pode interpretar mal uma fala, confundir nomes, resumir de forma
equivocada uma manifestação, omitir uma divergência importante ou transformar
uma simples sugestão em deliberação aprovada.
Em assembleias condominiais, essa diferença é muito relevante.
Nem tudo que é falado vira decisão. Nem toda discussão gera obrigação.
Nem toda opinião individual representa a vontade da coletividade.
Por isso, a ata deve deixar claro quais assuntos foram apenas debatidos
e quais foram efetivamente deliberados, informando, sempre que possível, o
resultado da votação, o quórum observado e a matéria aprovada ou rejeitada.
O segundo cuidado é com o quórum e com a natureza da deliberação.
A inteligência artificial pode até organizar o texto, mas ela não substitui a
análise jurídica sobre o quórum necessário para cada tipo de decisão, e ainda
que se dê a ordem, o olhar humano é mais preciso e cirúrgico sobre este item.
Há deliberações que a maioria simples dos presentes é suficiente, outras
dependem de quórum qualificado, outras deliberações sequer podem ir para
discussão e deliberação, e algumas exigem cuidados ainda maiores, a depender
da convenção condominial, do regimento interno e da legislação aplicável.
Assim, não basta que a ata diga que determinado assunto foi “aprovado”.
É necessário verificar se a aprovação ocorreu de forma regular, se havia
quórum suficiente, se a matéria constava adequadamente na convocação e se
a deliberação respeitou os limites legais e convencionais do condomínio.
O terceiro ponto de atenção envolve a proteção de dados e a privacidade
dos condôminos.
Quando uma assembleia é gravada, transcrita ou processada por
ferramenta de inteligência artificial, podem estar sendo tratados dados pessoais
dos participantes, como nome, voz, imagem, unidade, opinião, manifestações
financeiras, reclamações internas e até informações sensíveis em determinadas
situações.
Por esse motivo, o condomínio deve ter cuidado com a plataforma
utilizada, verificar onde os dados são armazenados, quem tem acesso ao
conteúdo, se há política de privacidade compatível e se as gravações ou
transcrições serão preservadas, compartilhadas ou descartadas após a
elaboração da ata.
A utilização da tecnologia não pode transformar a assembleia em um
ambiente de exposição indevida dos moradores.
O quarto cuidado jurídico está relacionado ao consentimento e à ciência
dos participantes.
É recomendável que, no início da assembleia, os condôminos sejam
informados de que a reunião poderá ser gravada, transcrita ou auxiliada por
ferramenta de inteligência artificial para fins de elaboração da ata.
Essa informação deve ser objetiva, clara e registrada.
A finalidade também deve ser delimitada: a gravação ou transcrição serve
para auxiliar na elaboração fiel da ata, e não para exposição pública,
compartilhamento indiscriminado ou uso alheio aos interesses administrativos do
condomínio.
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) precisa ser respeitada e
principalmente, aliada a todo procedimento de tratamento de dados.
O quinto cuidado diz respeito à linguagem da ata.
Muitas ferramentas de IA tendem a produzir textos bonitos, longos e bem
organizados, mas nem sempre juridicamente precisos.
É importante salientar que as atas normalmente são registradas e levadas
ao cartório, e cada página conta como despesas ao condomínio, logo, a
imprecisão ou prolixidade pode gerar gastos desnecessários, e a supressão de
informações importantes, geram problemas ainda maiores.
Em atas condominiais, o excesso de enfeite pode atrapalhar.
A omissão de informações relevantes, por outro lado, pode comprometer
a fidelidade do registro e gerar insegurança jurídica.
A ata deve ser clara, objetiva e fiel aos acontecimentos. Deve evitar
interpretações subjetivas, adjetivações, juízos de valor e expressões que
possam gerar constrangimento ou litígio desnecessário.
Posso dar alguns exemplos, vejamos: não é recomendável registrar que
determinado condômino “agiu de má-fé”, “tumultuou a reunião” ou “fez
acusações infundadas”, salvo se houver absoluta necessidade e segurança na
forma do registro.
Em regra, é mais prudente registrar de maneira neutra: “o condômino
manifestou discordância”, “foi apresentada impugnação”, “houve pedido de
esclarecimento” ou “foi solicitado o registro em ata”.
O sexto cuidado é não permitir que a IA invente informações.
Existe uma “patologia” (permita-me utilizar esse termo) cometida pela
Inteligência Artificial, chamada de “alucinação generativa de IA”, que em suma,
é a falsa realidade criada pela inteligência artificial apresentando-as com total
convicção e fluência.
Esse é um dos maiores riscos da tecnologia.
Algumas ferramentas podem completar lacunas, reorganizar fatos ou criar
uma redação aparentemente coerente, mas que não corresponde exatamente
ao que ocorreu.
Em um documento jurídico, isso é gravíssimo!!!
A ata não deve conter dados que não foram efetivamente tratados,
deliberações que não ocorreram, votos não conferidos, nomes equivocados ou
fundamentos que não foram apresentados na reunião.
A tecnologia pode ajudar a escrever melhor, mas não pode criar realidade
documental.
Afinal, lembrem-se a IA não está presente no local e fisicamente para
comprovar com veracidade o que foi tratado, como um humano, de fato.
O sétimo cuidado é manter a responsabilidade pela versão final.
Ainda que a ata tenha sido inicialmente produzida por inteligência artificial,
a responsabilidade final será das pessoas que a assinam e do condomínio que
utiliza aquele documento.
A ferramenta não comparece em juízo, não presta esclarecimentos aos
condôminos e não responde pelos efeitos práticos da ata.
Portanto, antes da assinatura e do envio aos moradores, é indispensável
a revisão humana.
Em assembleias mais sensíveis, como aprovação de obras, alteração de
fachada, aplicação de multas, destituição de síndico, alteração de convenção,
rateios extraordinários, aprovação de contas controvertidas ou mudança de
regras internas, a revisão jurídica é altamente recomendável.
O oitavo cuidado envolve a guarda dos documentos de suporte.
Se a ata foi elaborada com base em gravação, lista de presença, chat de
assembleia virtual, relatório de votação eletrônica ou transcrição automática,
esses documentos devem ser preservados de forma organizada, pelo menos
durante período razoável, especialmente quando houver deliberação relevante
ou possibilidade de contestação.
A ata deve conversar com os demais documentos da assembleia. Lista de
presença, edital de convocação, procurações, votos, gravações e relatórios
precisam formar um conjunto coerente.
Não adianta ter uma ata bem escrita se os documentos de apoio não
confirmam aquilo que foi registrado.
Também é importante lembrar que a inteligência artificial não substitui o
cumprimento das formalidades essenciais da assembleia.
A convocação deve ser regular, a pauta deve ser observada, os
condôminos devem ter oportunidade de participação, os votos devem ser
apurados corretamente e as deliberações devem respeitar a convenção, o
regimento interno e a legislação.
A IA entra depois ou durante esse processo como ferramenta de
organização, não como uma espécie de “validadora” automática da assembleia.
Dessa forma, o uso da inteligência artificial na redação de atas
condominiais não deve ser visto como inimigo da administração, mas como uma
ferramenta que exige maturidade, critério e supervisão.
O problema não está na tecnologia em si. O problema está no uso
descuidado da tecnologia e sua total dependência.
Quando bem utilizada, a IA pode trazer eficiência, reduzir erros materiais,
melhorar a organização das informações e facilitar a vida de síndicos,
administradoras e secretários de assembleia.
Porém, quando utilizada sem revisão, sem transparência e sem cautela
jurídica, pode gerar exatamente o efeito contrário: insegurança, impugnações,
conflitos internos e questionamentos judiciais.
Assim, a recomendação é simples: a inteligência artificial pode ajudar a
redigir a ata, mas não deve decidir o que aconteceu na assembleia.
A ata continua sendo um documento humano, jurídico e institucional.
A tecnologia pode escrever, mas a responsabilidade permanece com
quem administra, confere, assina e utiliza aquele documento perante a
coletividade condominial.
Em tempos de inovação, o condomínio que souber usar a inteligência
artificial com prudência terá uma importante ferramenta de gestão. Mas aquele
que tratar a IA como substituta da análise humana poderá transformar uma
facilidade tecnológica em um problema jurídico.
Portanto, antes de adotar qualquer sistema de ata automática, o
condomínio deve estabelecer critérios internos mínimos: informar os
participantes, escolher ferramenta confiável, preservar a privacidade dos dados,
revisar o conteúdo produzido, conferir quóruns e deliberações, guardar
documentos de suporte e, nos casos mais relevantes, submeter a ata à análise
jurídica.
Afinal, no ambiente condominial, tecnologia é bem-vinda. Mas segurança
jurídica continua sendo indispensável.
Como costumo sempre dizer, a inteligência artificial não vai substituir
jamais os bons profissionais e o olhar humano com especialidade no assunto.
Importante sempre contratar um profissional de sua confiança.
*Por Ivens de Oliveira Pinto, advogado militante no Direito Condominial em Manaus/AM, pós-graduado em direito condominial pela CBEPJUR, pós graduadoem direito civil e processo civil pelo CIESA/AM, sócio do escritório Garcia & Oliveira Pinto Advogados Associados.