Nos últimos anos, temos realizado auditorias em centenas de condomínios por todo o Brasil. E uma coisa que aprendi nesse tempo é que a maioria dos problemas financeiros que encontramos não nasce de má-fé, mas sim de descuido, falta de processo e, principalmente, de desconhecimento.
Em 95% dos condomínios que auditamos, encontramos algum tipo de irregularidade. Isso não significa que todos estão sendo mal administrados de forma intencional, mas indica que a gestão financeira condominial ainda é um terreno onde os erros acontecem com muita frequência e muitas vezes passam despercebidos por anos.
Neste artigo, quero compartilhar as que mais aparecem no nosso trabalho. Não como uma lista de acusações, mas como um guia para síndicos e moradores entenderem onde os riscos existem e como se prevenir.
Notas fiscais ausentes ou inválidas – São os erros mais comum. Cada real que sai da conta do condomínio precisa de documentação fiscal que comprove o que foi pago, para quem e por quê. A ausência pode indicar desde um simples erro administrativo até uma nota fria, documento emitido por uma empresa que nunca prestou o serviço. Já vi condomínios pagando mensalmente por manutenção de jardim com notas de uma empresa de TI. Ninguém havia percebido por meses.
Fornecedores sem cotação ou sem contrato formal – Cotação nada mais é do que pedir orçamento para pelo menos três fornecedores antes de fechar negócio. Sem ela, abre-se espaço para superfaturamento, quando o serviço é contratado por um valor muito acima do mercado. Um condomínio que auditamos pagava R$ 18.000 mensais por limpeza. Com cotação, encontramos serviços equivalentes por R$ 11.000. Sem contrato, sem cotação, três anos assim representaram mais de R$ 250.000 de prejuízo. O contrato era antigo e vinha de gestões anteriores e ninguém reparou que estava extremamente defasado.
Descumprimento de decisões de assembleia – O que é aprovado em assembleia vira obrigação para a gestão. Mesmo assim, encontramos com frequência obras aprovadas que nunca foram executadas, rateios usados para finalidades diferentes das aprovadas e rescisões de funcionários simplesmente engavetadas. O síndico não administra dinheiro próprio, administra o patrimônio coletivo, com base nas decisões dos moradores. Ignorar isso sem uma nova assembleia é uma falha grave de governança.
Acordos de inadimplência sem registro formal – Acordos verbais entre síndico e moradores inadimplentes, sem contrato de parcelamento e sem aprovação de assembleia, são mais comuns do que parecem. O resultado: o condomínio perde o direito de cobrar os valores originais, ou o dinheiro entra no caixa sem que a baixa no sistema seja feita corretamente, criando uma confusão contábil e em alguns casos prejuízo ao condomínio por valores cobrados incorretamente.
Irregularidades na folha de pagamento – Horas extras mal controladas, encargos calculados incorretamente, funcionários afastados que continuam na folha ativa. Um caso que me marcou: um zelador que havia pedido demissão, mas o condomínio “esqueceu” de dar baixa na conta de telefone que ele usava e continuou pagando por mais de dois anos.
Fundo de reserva usado como caixa corrente – Ele existe para emergências. Não é um caixa de apoio para cobrir o mês quando as contas não fecham. Quando isso passa a acontecer com regularidade, o fundo vai sendo consumido silenciosamente, e quando surge um imprevisto de verdade, não há nada para cobri-lo.
Prestações de contas confusas ou incompletas – Uma prestação de contas bem feita precisa ser compreensível para qualquer morador, independentemente da formação. Balancetes com categorias genéricas demais, extratos ausentes, notas não anexadas, tudo isso compromete a fiscalização. E quando a própria auditoria tem dificuldade para concluir sua análise por falta de documentação, isso não é apenas desorganização. É um sinal de alerta.
O que fazer diante dessas irregularidades?
A maioria dessas situações pode ser prevenida. A auditoria preventiva existe exatamente para isso: identificar esses pontos antes que virem problemas maiores e ajudar o síndico a construir uma gestão mais sólida.
Para os moradores: participem das assembleias, acessem as prestações de contas e façam perguntas. Para os síndicos: não encarem a auditoria como ameaça, encarem como aliada. Um síndico transparente, com respaldo técnico independente, tem muito mais tranquilidade e credibilidade. Afinal, como costumo dizer: transparência não se promete. Ela se comprova.
*Por Marco Bole é sócio-diretor da SGEx Auditoria de Condomínios, especialista em auditorias investigativas e preventivas, e perito judicial com ampla experiência em investigações de fraudes no Brasil, Canadá e Estados Unidos.